メール返信を半分の時間に：角が立たない下書きの型

メールに時間がかかるのは、内容よりも「言い回し」で悩むからです。下書きを生成AIに作らせて、自分は判断と微調整に集中する形に変えましょう。

基本の型

「次の内容で返信メールの下書きを作ってください。相手：取引先の担当者。伝えたいこと：納期を来週金曜に延ばしてほしい。理由：検品に想定以上の時間がかかっている。トーン：丁寧だが、へりくだりすぎない。200字以内」

相手・内容・理由・トーン・長さの5点を渡すと、一発で「あと少し直せば送れる」下書きになります。

お断り、催促、謝罪は、書き出しで手が止まりがちです。AIの下書きがあると「ゼロから書く」ではなく「直す」作業になるので、心理的な重さが大きく下がります。

事実（日付・金額・名前）、相手への配慮が過不足ないか、自分の言葉として不自然でないか。下書きをそのまま送らず、最後に一文だけ自分の言葉を足すと、受け手の印象が変わります。